Por qué no deberías usar Whatsapp para gestionar proyectos

Por Claudia Alderete.

Uno de los grandes desafíos como profesional que brinda servicios a empresas y otros profesionales es la correcta gestión de los proyectos. Y la tecnología, que la mayor parte del tiempo nos asiste, puede convertirse en un problema más que en un facilitador cuando no se usan las aplicaciones adecuadas. En muchos ámbitos de trabajo hoy se usan los grupos de WhatsApp como herramientas de gestión de proyectos, con resultados en general pobres en términos de eficiencia, usabilidad y practicidad.

Esta herramienta es una sistema de mensajería instantánea, que en la comunicación 1:1 (personal o con clientes) o en su versión Business es maravillosa y efectiva. Pero usada para la gestión de proyectos ofrece pobres funcionalidades y casi ningún beneficio más allá de la instantaneidad y la rapidez, y estas se ganan en detrimento de la efectividad y de un uso más eficiente del tiempo de las personas involucradas y, más que facilitar la comunicación, la entorpecen. Es urgente que nos eduquemos juntos, personas/equipos que proveen servicios y clientes, para encontrar mejores alternativas.

¿Qué es gestionar un proyecto? Es el proceso mediante el cual se establecen prioridades, se asignan tareas, se acuerdan fechas de entrega, y se da o recibe feedback sobre el trabajo realizado, con el objetivo de implementar acciones de variada naturaleza, en cualquier tipo de organización o industria. Para ello, el historial de conversaciones, el uso de etiquetas y la posibilidad de mantener en un mismo lugar el flujo de comunicación resultan clave para que esa gestión sea eficiente en términos de tiempo y resultados. Allí residen la mayor parte de las debilidades de los grupos de WhatsApp como herramienta de gestión de proyectos, considerando además que su ADN está ligado a la comunicación entre personas, 1:1 o en grupo, y no al intercambio de información que ayude al proceso de toma de decisiones o a la solución de problemas.

Miremos la herramienta desde un punto de vista práctico. En los grupos de WhatsApp el historial de conversaciones es caótico cuando querés trackear un pedido específico para ejecutar una tarea. En ese sentido, el e-mail sigue siendo muchísimo mejor que el más elaborado de los mensajes instantáneos. Y una complejidad adicional: en general, los grupos están conformados por múltiples personas. Por eso, cuando se lleva a esos espacios una pregunta que tiene como output la ejecución de una tarea, el equipo que tenga que implementarla debe realizar el esfuerzo en seguir la conversación en tiempo real para entender acabadamente qué tiene que hacer.

Por su lógica, los grupos de WhatsApp no sirven para dar seguimiento a un tema en medio de múltiples conversaciones paralelas que de forma natural suelen ocurrir allí. No existe la segmentación temática que te da un e-mail: todo el contenido es un stream de comunicación infinito, con pobres herramientas de búsqueda y etiquetado. Sus integrantes tienen que estar muy bien entrenadxs en el uso de la herramienta para que su utilización no lleve a la total locura y perplejidad.

Sin duda alguna, y más allá de una costumbre ya instalada, un grupo de WhatsApp no es el lugar indicado para para dar feedback, no importa si se trata de un comunicado de prensa, una pieza para medios sociales o una foto. A menos que la conversación sea 1:1, el feedback en un grupo es caótico, imposible de gestionar y no representa un registro formal en caso de que haya alguna duda.

Otro de los males de nuestra época es la cada vez menos frecuente sensibilidad para diferenciar las cosas urgentes de aquellas que no lo son. WhatsApp trae en su ADN un sentido de urgencia imposible de manejar, y cuando los grupos se usan como herramientas de trabajo, se presupone de manera tácita que todxs sus participantes deberán estar siguiendo el flujo de conversación para mantenerse actualizadxs. A muchxs les cuesta una netiquette básica: si ves que el mensaje no es urgente, podés tomarte tu tiempo para responder. No es “clavar el visto”: es priorizar. Y la priorización es la única forma de sobrellevar nuestros días recargados de múltiples tareas y responsabilidades.

WhatsApp representa un territorio de la informalidad. Se pueden borrar los mensajes de forma unilateral, muy distinta a un correo electrónico. No sirve como registro de lo dicho. Es efímero, y eso se puede usar a conveniencia para dirimir discusiones. Arma de doble filo no sólo en ese sentido, sino también cuando se lo mira desde el punto de vista de la seguridad de los mensajes.

Contrario a lo que se piensa, no siempre los grupos de WhatsApp favorecen la colaboración, sino más bien la entorpecen: en grupos de múltiples personas compartiendo ideas al mismo tiempo, construir sobre lo que dijo otrx es incómodo y distractivo. Es imposible realizar un brainstorming en ese espacio.

Y cuando hablamos de WhatsApp es insoslayable uno de sus funcionalidades más vapuleadas y odiadas: los mensajes de audio. En grupos que se usan para trabajar, dejar un mensaje de voz sin etiquetar a su destinatarix obliga a todxs lxs miembrxs a escucharlo. No hay nada menos eficiente y más time consuming que eso.

Los grupos de WhatsApp laborales no están exentos de una problemática incluso mucho más compleja y con un impacto negativo innegable: si desde el principio no hay reglas claras sobre su uso, con líderes inteligentes y empáticos, representan la máxima extensión de la jornada laboral, un espacio de comunicación abierto 24×7 que deja implícita la disponibilidad sin fin. No hay nada más parecido a una pesadilla que recibir mensajes a cualquier hora del día o del fin de semana. Sin lugar a dudas, la toxicidad que pueden desarrollar es inconmensurable.

Por eso, para la gestión de proyectos herramientas como TrelloAsanaBasecampMonday y, la nueva sensación, Notion (que es la única que no usé aún), son mucho más recomendables y podrían o no combinarse con Slack (comunicación de equipos) y/o Jira (de gestión de tickets). El desafío en todos los casos es el mismo: lograr que los equipos de trabajo las incorporen en sus tareas cotidianas y que sostengan su uso en el tiempo. Esto requiere liderazgo, decisión y un tesón a prueba de balas. El cambio cultural es el más arduo de los cambios dentro de una organización o equipo de trabajo.

Y si resultara imposible llegar a un acuerdo sobre usar otras herramientas, los grupos laborales de WhatsApp deben ser siempre un complemento de otras tecnologías, como el e-mail o una simple planilla de cálculo en la nube con tareas, fechas de entrega y responsables, y no el lugar central de comunicación. Además es necesario que haya reglas claras de uso, como quiénes lo integran (más de 6 personas es una locura), para qué se usa, para qué no se usa, quién participan en la conversación sobre qué temas y, fundamental, que el momento de uso de ese espacio esté atado estrictamente a la jornada laboral.

¿En qué casos sirve un grupo de WhatsApp para trabajar? En mi experiencia hay dos escenarios en el que puede ser una herramienta valiosa: en el caso de una crisis y para la cobertura de eventos en tiempo real. En ambos, una vez terminado el trabajo, los grupos deberían desactivarse.

En momentos de crisis, para una comunicación de mesa chica (no más de 5 personas) en la que haya una voz con el poder de decisión y otras que aporten ideas o abordajes. Pero quién toma las decisiones está claro desde el principio, como así también qué es opinable y qué definitivamente qué no lo es.

En cobertura de eventos, como conferencias, lanzamientos y/o sucesos sociales, para una comunicación fluida entre el equipo que trabaja en el terreno, el intercambio de información en tiempo real (como testimonios, fotos y/o videos) y para direccionar esfuerzos, siempre con roles preestablecidos.

En definitiva: si no hacemos un esfuerzo colectivo para darle a las herramientas tecnológicas un uso práctico, vienen a complicarnos la vida y no a solucionarla. Pero ¿quién se anima a sacarle el cascabel al gato? ¿Quién toma el riesgo de empujar un cambio cultural de la mano de tecnologías más adecuadas para el trabajo? Es el gran desafío de la generación de profesionales a la que pertenezco: tener conversaciones sinceras sobre las formas de trabajo que no son funcionales, prácticas o que traen más ruido que soluciones.

O al menos mandar muchos mensajes en el intento.

Claudia Alderete

Especialista en Transformación Digital

laclaux.alderete@gmail.com